进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，制定行政单位档案管理制度
档案保管制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。
安全与消防制度
一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
为加强乡政府及其办公室的档案管理工作，确保档案完整与安全，更好地为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)等有关法律、法规的规定，结合工作实际，制定本制度。
一、归档范围
(一)上级机关形成的需归档的公文、材料。具体包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料。
2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
3、上级机关领导视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。
(二)本级机关形成的需归档的公文、材料。具体包括：
1、会议材料以及其他重要材料，包括会议通知、工作报告和领导讲话、会议决议和纪要等文书材料。
2、乡人民政府印发的各种正式文件的签发稿及正式文件、盖有政府及办公室印章的各种文件材料。
3、本机关的请示与上级机关的批复文件;下级机关的请示与本机关的批复文件(收集时注意将请示和批复作为一件保存)。
4、本机关及其内部职能机构活动形成的工作计划、总结、报告，各科室工作中形成的各种公文。
5、本机关的各种财务报表、凭证、账簿等会计资料(由财政所按《会计档案管理办法》进行整理、归档，移交乡党政办统一保管)。
6、本机关党支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
7、本机关领导公务活动形成的重要文件材料，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。
8、本机关签订的各种合同、协议书、条约、议定书、协定等有关文件材料。
9、本机关的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片。
10、本机关各种印章，本单位法人的印章;单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等。
11、本机关财产、物资、档案等的交接凭证。
12、本机关干部组织人事档案(按《干部档案工作条例》的归档要求进行整理后立卷归档)。
二、档案归集
(一)乡政府办公室党政办负责机要文件和乡政府及其办公室各种文件、电报、声像材料的收集、整理、归档、立卷、保管、销毁、移交等工作。
(二)乡政府办公室各办公室每年1月底前将上年度应归档的档案资料移交党政办,不得积存零散档案。
(三)档案立卷应严格把关，认真审核正文、底稿、字迹、附件、图表是否清晰、完整。严禁用铅笔、彩色笔、纯蓝墨水书写、审批文件、电报。对不符合归档要求的档案资料，一律退回重办或补办。
(四)乡政府及其办公室领导外出开会带回的文件、资料,应按规定交党政办统一处理后进行整理、归档、立卷、保管。
三、档案查阅
(一)凡查阅档案资料者,须持本单位介绍信,经政府办公室主任或分管党政办的副主任同意后，方可到党政办办理档案查阅手续。
(二)来档案室查阅档案资料,应自觉爱护档案,做到轻拿轻翻,不得损坏。严禁在档案资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取及污损。
(三)档案案卷只供查阅使用,一般情况下不予外借,确需复印案卷有关内容的,应经乡政府办公室主任或分管党政办的副主任同意后,方可复印。
四、档案保管
(一)归档范围内的所有文字、声像、照片、图表等资料一律交乡政府党政办档案室(以下简称档案室)统一保管。
(二)档案室应配备防火、防虫、防盗、防鼠、防尘、防潮等安全设施。
(三)档案室内禁止吸烟或存放易燃品和食品。
(四)档案室应保持清洁、卫生，坚持经常检查，发现不安全因素及时消除。
(五)存放档案室的档案资料，按照档案管理规定和保管期限，及时移交乡档案局。
五、档案管理
(一)档案管理工作应认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策，严格按照《档案法》等法律、法规进行管理。
(二)违反档案管理法律、法规及有关规定，使档案损坏、丢失，造成严重后果的，将依据《档案法》等法律、法规的有关规定对有关责任人进行处理。
第一条为了进一步提高本机关档案工作水平，逐步实现机关档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条机关档案是指在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。
第四条机关档案工作的组织领导：
(一)机关的档案工作由主管领导，档案员具体负责，其业务工作接受上级档案部门的指导与监督。
(二)机关档案确定一名领导分管档案工作，档案员负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作。
(三)办公室应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。
(四)机关各办工作形成的有关资料建档工作，由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。
第五条本机关档案工作职责
(一)统一管理本机关的全宗档案;
(二)对机关日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作;
(三)为档案的利用提供服务;
(四)档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。
第六条档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照上级档案管理部门的要求规范操作。
第七条各类材料的归档时间为：纸质文件、电子文件在次年三月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。
第八条加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。
纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。
第九条档案利用的原则：
(一)档案人员严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。
(二)本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经有关领导同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经办公室主管领导批准。
(三)借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要严加爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，将按档案法和保密法等有关规定予以处理。
(四)档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天;如继续借阅，须另行办理继借手续。
第十条对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。
第十一条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报档案行政管理部门。
第十二条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。鉴定工作在机关主管档案工作的负责人主持下，由上级有关部门组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。
