通过季度例会，检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作。
为加强公司领导班子对各部门工作动态的掌握，便于发现工作中存在的问题，进一步加大公司各部门间的协作，提高各项工作的周密性与计划性，提高工作效率，激发工作潜能，保障全公司工作有序、高效的进行，特制定公司例会制度，具体要求如下：
一、例会的管理与组织
1、公司例会由综合部召集，公司主要领导主持，公司领导班子及各部门主要负责人参加会议，时间为每周一上午8：15，特殊情况另行通知。
2、参会人员须提前10分钟进入会议室。进入会议室后，自行将手机调为静音或震动，如需接听电话，在会议室外接听。
3、由于特殊原因不能参加例会的，经分管领导同意，部门主要负责人可安排部门其他人员参加会议。
4、每月第一周的公司例会，全体中层管理人员参加。
二、例会的内容及汇报形式
1、例会的汇报内容由以下六点组成(详见附件一《例会汇报情况表》)
①上周工作完成情况
上周已经完成的工作、未完成工作的推进情况。 ②本周工作计划安排
本周打算开展的工作、上周未完成工作的推进方向。 ③领导班子及公司各部门应知的事项
需要向各部门通报或向领导班子报告的其他工作情况。 ④工作中遇到的难点及解决思路
难度较大或周期较长的工作难点及解决思路。
⑤需提交领导班子会研究、协调及解决的事项
涉及重大金额或需多个部门配合的事项，需向集团公司或政府相关部门汇报的事项。
⑥其他事项及建议意见
与公司发展有关的其他事项和意见建议
2、请各部门参会负责人认真填写《例会汇报情况表》，会议结束后统一交至综合部归集、存档。
三、例会的相关要求
1、各部门负责人在汇报时应做到内容简明扼要，观点清晰明了，提出问题的同时提出解决方案或思路供公司领导班子会参考。
2、为提高工作效率，各部门提交领导班子会研究决定的事项应当先向分管领导汇报，分管领导同意上会后，方可提交至领导班子会研究。
3、提交领导班子会的事项应当有计划、有方案、有反馈，对于纳入会议纪要并要求相关部门限时办理的事情，要及时向分管领导反馈工作进度。
4、提交领导班子会的事项，按照会议决定逐条形成领导班子会会议纪要，会议纪要具有决策效力，公司各部门应根据会议纪要贯彻执行，并及时向分管领导反馈落实情况。
四、本办法由公司综合部负责解释，自印发之日起实施。
一、目的
1. 检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作。
2. 提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。
3. 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。
4. 协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。
二、公司周工作例会
1.会议组织、责任部门：行政部。
2. 会议主持人(主要发言人)：销售经理或经理指定人员。
3. 会议参加人：销售部全体人员，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。
4. 列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席。
5.会议记录人：行政办。
6. 会议时间：时间为每周一9：00，特殊原因需要延期召开、停开及另时增加会议的由行政办提前通知。
7. 会议地点：销售部会议室
8. 会议内容 (议程)：
(1)企业口号，由会议主持人带领与会者说：大家早上好(下午好)，与会者应回答：好，很好，非常好!全体人员应具备一个良好的心态。
(2)主持人对上一周的重点工作进行总结，包括主要的工作内容、原定计划(上周例会决定事项)的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案(如未得到解决的问题进行讨论，找到及时的调解和处理的办法)，对本周的工作计划进行布置、规划，追踪并改进日常管理工作，传达、解释总部的最新政策、文件和要求，对部门工作及部门人员进行点评;
(3)各岗位员工汇报上一周主要的工作内容、原定计划的执行及完成情况，在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案(如，未得到解决的问题进行讨论，找到及时的调解和处理的办法)，按照工作要求和指标，根据自己的实际对本周工作计划进行阐述;
(4)对上一周来发生的重点、难点、热点问题进行探讨(如，客户提出的问题，公司、
工厂存在的问题等)形成共识，对本周工作存在的困难进行研究，找出解决方案;
(5)每人根据一周工作实际提出一项以上合理化建议，以改进部门工作，提出有利于公
司经营管理和工厂正常运行的方法和意见。
三、会议程序和要求?
(一)会议相关人员的要求
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中
应注意的问题等，进行简要的说明。
3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有
权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出总结性的结论。对须集体议决的事项
应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安
排向与会人明确。
6、公司行政部负责会议通知，会议要求的各种资料需在会议前准备好。
7、与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前两分钟到达开会地点，如有特殊原因临时不
能与会者，应提前通知主持人。
(二)议题准备
会议召开前会议主持人须做好例会的准备，会议前和相关人员拟定会议议题(主题)，通知与会人员等，不能毫无准备地召开例会，各岗位人员要围绕议题做好充分准备，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。
(三)发言要点
1、与会人员汇报工作、讨论问题等，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3-5分钟
2、不要总是围绕一个问题不放，这次例会要解决的问题拿住一些有代表性的问题来解决，一些特殊的问题可以会后单独处理，要是觉得有必要可以在以后的时间把解决问题的过程公布，对常规的一些问题的进行针对性的渗透。 (四)会议记录
1、行政部需负责做会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作;会后整理《会议记录》，《会议记录》要标明会议召开的时间(格式为年/月/日/时/分)、地点、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等，会议记录应简明扼要反映会议内容`，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后2个工作日内整理完毕，以文件形式(含电子文档)报总经办备案。
2、各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。 3、以专用会议记录本做好会议的原始记录，会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性，对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、下列情况下，应整理会议纪要：公司各类临时行政会议;须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;主持人要求整理会议纪要的会议。
5、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。
6、会议内容的跟踪落实。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向有关负责人汇报工作进展情况。
(五)周会纪律
1、与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。
2、与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席周会，不得迟到、早退，中途不得随意离场。因工作需要主持人不能参加周会，要提前指定主持人;其他人员不能参加周会者，应当事先请假，并提前将上一周工作情况和本周工作计划以书面形式交主持人。
3、与会者必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳，周会期间不得接听电话，所有与会人员应将随身携带的手机调至无声或振动状态;如事情紧急可向主持人请假，到会议室外面接听电话。
4、所有与会人员统一着正装，准备好笔和笔记本。
5、例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司机密。 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
(六) 处罚规定 1、迟到、早退、缺席
(1)迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。 (2)早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开 会场的，计为早退。
(3)缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
2、处罚
1、无故缺席人员罚款20元，并给予通报批评;无故迟到人员每迟到1分钟罚站5分钟，以此类推;
2、会议期间手机发出声音者罚站半小时或上台表演一个节目;
3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担; 4、违反保密制度的人员将视严重程度给予相应的行政处分; 5、本条涉及的罚款将作为员工活动经费由公司行政部统一保管。 (八)工作周报管理
办公周例会要求各岗位员工采用工作周报的方式，向全体与会人员通报本部门上周工作完成情况及下周工作计划。周报具体要求如下：
1、周报内容要求：工作周报包括上周工作总结与本周工作计划(请按附件模版要求填写);
2、周工作总结要求：对照周计划目标，逐条总结完成情况及主要工作，总结中应说明工作重点、达到的效果以及工作经验和教训;
3、对存在的问题要作出简要说明及分析，分析对目标实现产生重要影响的问题及导致该问题的关键因素;
4、对未尽工作和存在问题提出进一步解决方案 ;
5、本周工作计划：要逐条列出本周各项工作计划。要指明各项工作预计的结束时间、本周的工作目标、是否需要上级或其它相关人员的配合等内容。
6、由于特殊原因(出差、休假、重要事宜处理等)未按时提交工作周报者，应及时向行政部相关人员说明原因，经批准后，可在事由结束后二日内补交工作周报。
7、上述考核由行政部负责。
四、附则
本制度解释权归行政部，本制度执行自总经理批准之日起施行。
附件：《会议纪要》 《工作周报告表》
为提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，特制订以下公司例会制度：
一、公司生产经营碰头会制度
1、主持与记录：生产经营碰头会由公司办公室负责召集，总经理主持，公司办公室进行会议记录。
2、召开时间：生产经营碰头会召开时间为每月的5日、15日、25日下午15：00、特殊原因需要延期召开的由办公室提前通知。
3、参加人员：公司各部门负责人。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向公司办公室请假。
4、会议内容：
1)各部门汇报近期工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
2)各部门工作中需其它部门解决的事项及对公司各部门工作提出合理化的建议。
3)对下期的生产及经营工作情况做进一步衔接，并对下一步工作作计划。
二、公司质量分析会制度
1、主持与记录：质量分析会由公司办公室负责召集，分管质量副总经理主持，由公司办公室进行会议记录。
2、召开时间：每月28日下午15：00、特殊原因需要延期召开的由办公室提前通知。
3、参加人员：生产、品质、理化及技术部门负责人，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。质量分析会召开前，各部门负责人必须收集近期所遇到的问题及所提意见或建议，并在会议上提出以便讨论解决。
4、会议内容：生产过程中及客户的反馈信息里所发现的质量问题进行分析。
三、公司安全生产会议制度
1、主持与记录：安全生产会议由办公室负责召集，安全生产管理员主持，并由安全生产管理员指定人员进行会议记录。
2、召开时间：每月29日下午15：00
3、参加人员：公司安全生产领导小组成员及相关部门负责人。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向办公室请假。
4、会议内容：对车间进行安全生产现场检查，针对上月检查内容及整改措施汇报实施结果。对这个月出现的安全事故及安全隐患进行汇报分析，对下个月的安全生产工作提出要求。
四、部门例会制度
1、主持与记录：部门例会由各部门负责人负责召集，部门负责人主持，并由部门负责人指定人员进行会议记录。
2、召开时间：每月一次，具体时间由部门负责人安排。
3、参加人员：各部门所有人员。
4、会议内容：总结本月度工作目标及实施完成情况，分析及提出存在的各类问题，提出整改措施，制定下月度工作计划。
五、会议制度要求
1、所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
2、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。
3、每一次例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。会议纪要须包含：会议时间(起止时间格式为年/月/日/时/分)、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有例会的会议纪要由会议记录员在例会结束后两个工作日内交总经理室。
4、所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
本制度由公司办公室负责解释，本制度自公布之日起执行。
